リモートワーク導入の第一歩はオンラインミーティングから

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リモートワークを導入したい!でも何からやったらいいのか不安という方へ

以前から在宅勤務やテレワークという働き方はありましたが、政府主導の働き方改革によって注目されているのが「リモートワーク」という新しい働き方。

リモートワークとは、勤務先の会社のオフィスで仕事をするのではなく、自宅やコワーキングスペースなど、「オフィス以外の場所」で場所にとらわれずに働くことを指します。

一部の先進的な企業で制度として機能していても、実際にリモートワークの導入経験がある一般企業はまだまだ少ないはず。

そこで、リモートワークをわが社でも試してみたいが、いったい何からやればいいのかわからないという方や企業のために、失敗しない導入方法を提案します。

まずはオンラインミーティングから

いきなり大掛かりな制度を導入するのではなく、すぐ置き換えられることから試してみよう

いつも会議室でやっているミーティングをオンラインでやってみよう

ミーティングは、会議室でやらなくても全く問題ない

オンラインミーティングのメリットとデメリット

メリット
メンバーが会議室に集合しなくてもいい(移動のコストがかからない)
自宅、外出先、出張先からでも参加できる(場所の自由)
Zoomを使えば簡単に録画もできるので、不参加のスタッフも後で内容を共有でき、便利
風邪やインフルエンザをうつされることもない
支店や支社が全国にある、スタッフが全員、会社にいることが少ない企業にとっては時間と経費の節約になる
お茶出し不要

デメリット
ネットの通信環境が悪いと音が途切れたり、聞きにくかったりすることがある
WEBカメラの位置を工夫しないと、背景が丸見えになってしまうので配慮が必要
ITリテラシーが低い人へのフォローが必要
参加人数が多い場合、ファシリテーションが必要になる
 
 

社内ミーティングをオンラインでやってみよう

まずは5~6人のミーティングから始めてみよう
初回は、気軽に試す気持ちで軽い内容から始めてみる
オンラインミーティングの時間は、30分から60分が正解
● メンバーに事前にアポイントを取り、オンラインミーティングを告知しよう
● できるだけITリテラシーの高い司会進行役を一人決めよう

オンラインのミーティングに必要な機材と準備

● PCとWEBカメラ(PCについているものでもOK)
● ヘッドフォンとマイク
● Web会議システムZoomを準備しよう(無料版と有料版の違い)
● Zoomの設定をすませておこう(ミーティング開催者)
● ZoomのURLを発行し、メンバーにメールで知らせよう
● 番外編:SkypeやグーグルハングアウトとZoomは何が違うのか
● Zoom以外のオンライン会議ツール

オンラインのミーティングの始め方

● 最初なシンプルなミーティング(話すだけ)から始めよう
● 全員がログインしたら音声とビデオ映りを確認しよう
● はじめに、司会者が挨拶し、進行の方法とZoomの操作について簡単に説明しよう(マイクのオンオフ、カメラのオンオフなどの基本操作のみ)
● ミーティングを始める前に、初回は、全員が簡単な自己紹介をしよう
● ミーティングが終わるときは、司会者が声をかけて終了しよう

社外の方とオンラインでミーティングするポイント

● 社内ミーティングに慣れたら社外の方ともオンラインミーティングをしてみよう
● Zoomの経験がない方には、やり方がわかる動画のURLをメールでお知らせしよう
● 1対1のミーティングなら相手が不慣れでも何とかなる
● 万が一、Zoomがうまく使えなかった時の代替案もあらかじめ決めておこう
● 慣れたら人数を増やしていこう

まとめ・総括

コロナ渦で一気に普及したリモートワークですが、いきなりすべての仕事をリモートワークに置き換えるのは、まだまだハードルが高いです。

会議は、リモート(オンライン)に置き換えやすく、慣れると「わざわざ顔を合わせなくてもオンラインで十分だな」「これは便利!」と多くの方が感じるはず。
移動の手間や、会議室を押さえておく必要もないので、うまく使いこなすと本当に便利です。

リモートワークっていったい何からやればいいのだろう?と思っている方は、ぜひオンライン会議から始めてみてくださいね。

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