ZOOMで待機室orパスコードが必須となりました。9月27日アップデート解説

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オンラインでのミーティングにすっかり欠かせなくなったZOOM。

去る9月27日のアップデートで会議パスコードor待機室が必須となったようですので、今回の記事ではその件について解説したいと思います。

 

【ブログ集客コンサルタント 中村和幸がこの記事を書いています。】

こんにちは。青山華子さんのブログ作りのお手伝いをさせていただいている、先生相談室サポートメンバーの中村です。このたび記事を寄稿させていただきました。ぜひお役立てください!

 

いつも通り会議を始めたら、相手が入室できない!

「あれ?いつもと違うな?」と思ったのが10月頭の頃。

月例のオンラインミーティングでなかなかお相手の方が入室されないのでどうしたのかと思ったら、強制的に待機室がオンにされていました。

 

「あれ?前からこんな風になってたかな?おかしいな?」

と思って良くよく調べたら、次のようなアップデートが行われていたようです。

9月27日から、Zoomの有料アカウントユーザーは、すべてのミーティングでパスコードまたは待機室を使用することが義務付けられます。

FAQ(よくあるご質問):ミーティング待機室とパスコード要件(2020年9月27日)

 

パスコードとは?待機室とは?ZOOMのセキュリティの基本をおさらい

今回のアップデートの変更点を図で解説すると、次のようなイメージです。

従来は

会議URLを発行(パスコードは任意)→待機室(オンオフは任意)→ZOOM会議室に入室

という流れがOKだったので、「会議URLにパスコードも付けないし、待機室もオフにしていた」という方は、注意が必要となります。

 

「今後どうやったら良いの・・・?」という方のために、対策を1つずつ解説していきます。

会議URLへのパスコードの付け方

自分が会議のホストを行うケースで解説します。

ZOOMにアクセスした後、画面左上の緑色の盾マークのアイコンをクリックすると、会議情報が確認できます。

赤枠で囲った箇所の上から、

  • 会議のパスコード(6桁の数字)
  • 会議リンク(招待リンクと書いてあるところ)

がそれぞれ該当の部分です。

 

最新版では、デフォルトでパスコード付きリンクが発行されるので、リンクのみでも会議に参加できるはずですが、相手の端末によってはパスコードを都度求められるケースも報告されていますので、パスコードとリンクをセットで相手に教えてあげると親切です。

待機室のオンオフのやり方

続いて待機室について。

ZOOMのメニュー画面下部にある「セキュリティ」をクリックすると、待機室のオンオフを切り替えることができます。

ZOOMにアクセスしてすぐ(相手が入室する前に)「待機室を有効化」のチェックを外しておけば、相手はスムーズに入室できるはず。

「一人一人確認してから会議室に案内したい」という場合は、チェックは入れたままにしておき、その都度入室を許可するようにすると良いでしょう。

過去に発行したURLにパスコードが付いていない場合

定期的な会議を行う場合でアップデート前にURL発行していたケースや、マイミーティングURLを使っているケースは特に注意が必要です。

今回のアップデートでは、「パスコードまたは待機室を使用することが義務付けられます。」となったため、パスコードが無い会議URLを使用した場合、必ず待機室機能はオンになってしまいます。

 

私もここに引っ掛かって「あれ?お相手の方なかなか入室されないな~???」と思ったら待機室で待たせてしまっていた。。。ということが起きてしまいました汗

 

改めておさらいすると、自分がホストの場合は、

  1. 会議URLとパスコードをセットで相手にお知らせする
  2. 待機室のオンオフを必ず確認する
  3. パスコード無しリンクを送った場合は、待機室に必ず入るのでその都度入室を許可する

以上のことに気を付けておけばOKかと思います。

自分がゲストの場合はどこに注意したら良いのか?

ホストほど注意点すべき点は多くないのですが、同じ仕組みで会議に案内される。ということに気を付けておけば良いと思います。

 

  1. 会議URLが発行されたときに、パスコードと会議URLがセットで送られているか?
  2. 会議URLにアクセスした直後、待機室に案内されてしばらく反応が無いようだったらホストにその旨伝えてあげる

を心がけておくと、会議にスムーズに入室できるかと思います。

 

セキュリティ対策などで頻繁にアップデートされるため、また変更点などがあれば逐一解説をしていきたいと思います!

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青山華子より補足

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