相手が会議に入ってこない?Zoomに慣れた頃にありがちなトラブルと対処方法

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Zoomを使ってお客様にコンサルティングをしたい。

Zoomを使ってお客様に少人数のセミナーを提供したい。

…でも、慣れていないので一連の手順を学んでおきたい!

こんな風にお考えの方に向けて、一連の手順をシリーズでまとめております。

今回は、Zoomに慣れてきたころに発生しがちなミスとその対策方法について解説します。

時間になっても相手が来ない?URLの間違い問題と対処法

世の中にZoomが浸透して何年も経ちますが、いまだに年に数回ぐらい発生するのがURL間違い問題。

これは、

  • Zoomのスケジュール機能を使って一度URLを発行したのに、それと違う会議URLでミーティングを開催してしまった
  • マイミーティングURLをいつも使っているのに、今回は違うURLでの開催だった

など、何かの手違いで自分と相手の会議URLが違うものになったというケースが多いように思います。

特に、本番用のURLとは別のURLで、カメラの映り具合や音声チェックなどの事前テストを行っている人などは、テスト終了後もそのまま同じURLで接続しっぱなし・・・というケースも多いのではないでしょうか?

この対処方法は、相手に伝えたURLと今自分が入っているミーティングURLが合っていることを確認できればOKです。

先方に連絡した際のメッセージ内容を確認することと、

Zoomの画面左上から現在の会議URLをチェックすることで確認することができます。

うっかり遅刻!別の作業に集中しすぎて会議時間を忘れていた!

これもありがちなミスです。さすがに寝坊して遅刻した!ということはないと思いますが、リアルの会議と違い出先や自宅などからワンクリックで会議に参加できる分、余裕を持ったスケジューリングを怠りがち。

・会議開始までの空き時間に別の仕事に取り掛かったらそっちの方に集中してしまった
・youtubeを見ていたらつい見入ってしまった
・直前で誰かから電話や来客が来た

など、思い当たる節があるかもしれませんね。

こちらの対処方法ですが、

  • 音の鳴るタイマーやアラーム、リマインダーをかけておく
  • PCのデスクトップ等、目に付くところに付箋を貼っておく
  • スタッフがいる方は「もうすぐ会議始まりますよ」等の声がけをしてもらうように依頼しておく
  • 「今はオンライン会議中なのでドアチャイムを鳴らさないでください」などの張り紙を玄関や入り口にしておく

など、自分と外部の方との意識のスイッチをうまく切り替えられるようにすると良いでしょう。

私は、こんなタイマーをデスクの目に付くところに置いておき、Zoom開始の5分前にアラームが鳴るようにセットしています。

お互いZoomに慣れていると思いこんでいたら、相手がZoomに不慣れ・初心者だった

こちらは、自分の当たり前と相手の当たり前がズレているケースです。

何年もZoomを使っていると初心者の頃に経験したことも忘れがち。

  • そもそもZoomの基本的な仕組みや必要な機材が分かっていない
  • カメラやマイクの設定やテストはどうしたら良いのか?
  • 会議URLとは何で、どうやって参加するのか?
  • 事前に準備しておくことは何か?

など、初めての方にとっては分からないことだらけです。

例えば、初めての方向けの簡単なZoom導入手順を共有しておくとか、携帯電話番号やチャットなど別の連絡手段を事前に確認しておいて何かあった時にフォローできるようにしておくなどの対応ができるとベストでしょう。

 

以上が、Zoomに慣れたころに発生しがちなトラブルと対処方法でした。

何かのお役に立てれば幸いです。

 

また、Zoomを使いこなしてオンラインコンサルティングやセミナー等、仕事に活用したい方のためのまとめ記事も用意しておりますので、併せて是非ご覧ください。

 

オンライン講座を作るために欠かせないzoomという無料WEB会議システムの基礎知識(まとめ記事)

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