Zoomセミナーやコンサルティングの途中でホスト側の接続が切れた場合の対処法

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zoomを使ってお客様にコンサルティングをしたい。

zoomを使ってお客様に少人数のセミナーを提供したい。

そんなあなたへ。

 

このブログでは、講師、コンサルタントなどの先生業の方がZoom講師として登壇する際の様々なハウツーをシリーズでまとめています。

今回は、「もし、Zoomセミナーやコンサルティングをやっている最中にホストの接続が切れたらどう対応したら良いか?ということについて解説します。

 

あまり考えたくない恐怖のシチュエーションですが、頻繁にZoomを使っていると実は意外と起こり得ます。

この記事を読むことで、万一の際の対処方法を学ぶことができますので、ぜひ参考にしてくださいね。

 

【ブログ集客コンサルタント 中村和幸がこの記事を書いています。】

こんにちは。青山華子さんのブログ作りのお手伝いをさせていただいている、先生相談室サポートメンバーの中村です。このたび記事を寄稿させていただきました。ぜひお役立てください!

 

 

大人数のセミナーの場合

参加者が10名以上の比較的規模の大きなZoomセミナーの場合、用意しておくべきことは多岐にわたります。

事前に準備することとしては、

  • 大前提として、メール以外の連絡先(携帯電話やLINE、FBメッセンジャーなど)を確認しておく
  • あらかじめキャンセル、返金ポリシーを定めておく
  • 事務局にサポートを依頼しておく(単なる司会進行だけでなく、トラブル時の対応についてもシミュレーションしておく)
  • ホストは常に2台以上の端末(pcとスマホ)、回線(有線LANと無線LAN)を用意しておく

こういったことをやっておくと安心です。

万一セミナー進行中にホストの回線が切断されてしまった場合は、

  • サブの端末(や回線)からZoomに繋ぎなおす
  • それまでの間、事務局に間をつないでもらう

という対応を行うと良いでしょう。

それでも、当初予定していた進行がままならない場合は、

  • 別途録画版を配布する
  • 振替開催を行う

という風に2段、3段構えでバックアップ体制を用意しておくと良いでしょう。

インターネット回線や機器トラブルが365日全くのゼロということはあり得ませんので、「何かしらのトラブルは起こりうる。そうなった場合にどう対処するか?」を決めておくだけでも安心感は大きいと思います。

10名以下のセミナーの場合

もう少し規模が小さいセミナーの場合は、事務局にサポートを依頼できる体制がそもそも無いケースが多いと思います。

対処方法も少しシンプルになり、図に表すと次のようになります。

事前に準備することとしては、

  • 大前提として、メール以外の連絡先(携帯電話やLINE、FBメッセンジャーなど)を確認しておく
  • あらかじめキャンセル、返金ポリシーを定めておく
  • ホストは常に2台以上の端末(pcとスマホ)、回線(有線LANと無線LAN)を用意しておく

万一セミナー進行中にホストの回線が切断されてしまった場合は、

  • サブの端末(や回線)からZoomに繋ぎなおす

それでも、当初予定していた進行がままならない場合は、

  • 別途録画版を配布する
  • 振替開催を行う

というバックアップ体制が取れれば十分だと思います。

マンツーマンのセッションやコンサルティングの場合

マンツーマンの場合は、複数人向けのセミナーと違い小回りが利くため、次の図のような体制を取ることが多いです。

事前に準備することとしては、

  • 大前提として、メール以外の連絡先(携帯電話やLINE、FBメッセンジャーなど)を確認しておく
  • あらかじめキャンセル、返金ポリシーを定めておく
  • 常に2台以上の端末(pcとスマホ)、回線(有線LANと無線LAN)を用意しておく

万一進行中にホストの回線が切断されてしまった場合は、

  • サブの端末(や回線)からZoomに繋ぎなおす
  • 無事に復旧できた場合は、オーバーした分の時間を延長して対応する(相手のご都合も確認してください)

当初予定していた進行がままならない場合は、

  • 振替開催を行う

となります。セミナーのような講座提供ではないので、録画版の配布という対応は基本的には必要ないかと思います。

まとめ

ここまでご覧になってなんとなくご理解いただけたかもしれませんが、ホストの回線トラブルに対処する際のポイントは、バックアップを複数持っておく(複数の連絡手段・端末・回線・仕切り役)という点と、それでもだめだった時のことを想定して、あらかじめルールを決めておく(キャンセル・返金ポリシーや、振替、録画配布の対応等)という点が重要かと思います。

 

なるべくトラブルの無いように運営したいところですが、Zoomを頻繁に使う以上年に数回は通信トラブルも起こり得ますので、この記事に書いてある内容を参考にしていただけると幸いです。

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