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セミナーや講座が予定より早く終わってしまう・のびてしまう場合の対処方法や原因

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青山華子

セミナーや講座の時間のコントロールって、運営に慣れないうちはなかなか難しいですよね。

思ったより早くワークが終了してしまったり、逆に予定より長引いてしまうことも。

セミナーや講座などで受講生の遅刻や時間の延長が気になる時は

という記事で、同様の質問の回答を書きましたが、今日は別の角度からの質問にお答えします。

※この記事は、私が運営しているオンラインコミュニティ(オンラインサロン)先生相談室に寄せられた質問とその回答を、加筆したものです。内容は少し編集しています。
 

予定時間より早く終わった講座、延長した講座

先生相談室のメンバー様から、以下のような質問をいただきました。

==
先日、とある別々のスクールで食の講座に参加したところ、次のようなハプニングが起きました。
         
A例)10:30~13:00の予定だったのに、12:00に終わってしまった(Q&A,試食も含む)
       
B例)13:00~15:00の予定だったのに、15:00過ぎてもまだ料理(作成)が続いた(終わりは15:30)

        
2回とも「あれ?私の手帳の(終了時間の)書き間違えかしら…?と確認したほど、大きく終了時間が異なりました。

そこで質問です。

1)皆様が「参加した」セミナーなどで、大幅に早く終わってしまった、大幅にオーバーした時の状況や原因、対応方法がどのようなものだったか、教えていただけますか?

    
2)皆様自身が開催したセミナーで、「大幅に早く終わりそうだった原因は○○だった、ではどうなんとか時間内までのばしたか」「大幅にのびそうだった、原因は●●、なんとか10分程度のオーバーですませた」などの経験談を教えていただけますか?

 
はじめての講座内容だと、当然それが予定通り終わるかはシュミレーションでいろいろ考えても、絶対そのとおりにいかないこともあると思います。

     
A,B例にならないようになにか工夫されていることなどありますか?

セミナー開催は「予定時間」との戦い・・だと思うので、色々経験談を教えていただけますと幸いです。

p-profile

【私の回答】
セミナーや講座の開始時間、終了時間を守るというのは、プロとして大事なことですね。

   
1)「参加した」セミナーで、大幅に早く終わってしまった、大幅にオーバーした

残念ながら、これは経験がないです。

ただ、コラボセミナーで2人の講師が60分ずつ話すという内容だったのに、トップバッターの講師の持ち時間が大幅に延長し、2人目の講師の方のお話しは、わずか15分で駆け足で終了したことがありました。

私は、2人目の講師のお話を楽しみにしていたのに、これは「ない」と思いましたが、なんのフォローもなく残念でした。

    
原因は明らかで、1人目の講師の練習不足、経験不足に尽きると思います。

それに加えて、「時間が予定通りにいかなかった場合の2人の間の約束」を決めていなかったのではないでしょうか。

   
2)の自分が登壇するセミナーについて

・大幅に早く終わりそうだった経験・・・ないです。

・大幅にのびそうだった経験は、何度もあります。

セミナーの終了時間を守るためにやっていること

  
私の場合ですが、セミナーが予定より大幅に早く終了する、または大幅に延長してしまうということにならないよう、あらかじめ準備をしてのぞみます。

●予定より早く終わったときには何をするかを決めておきます。

●予定よりオーバーしそうな時には、どこを削るか?を決めておきます。

セミナーの半分の時間が過ぎた時点で、調整します。

セミナーの進行時間の見積もりが狂う原因

私の場合、だいたい以下になります。

1)参加者のレベルにばらつきがあり、想像以上にワークに時間がかかった

2)質疑応答の時間を多めに取っていたら、質問が全く出なかった

3)なんらかの物理的トラブル(会場のプロジェクターが壊れていた、資料の配布ミス、突然の停電、インターネットが急にダウンする、その日に限ってブログがメンテナンス中になってしまったなど)があって、時間が押すことがあります。

     
その時には、ばさっと「応用部分」を削り、やり残してしまったものは、PDFの配布、後日のメール回答などでフォローするなどして工夫しています。
  
時間が大幅に狂わないように、タイマーで時間のサインを出す(残り5分など)ようにし、常に時間を意識しながら進めると、大幅に時間をオーバーするというのは、なくなると思います。

ただ、料理をする、作品を作るなど、何らかの「制作」する時間が含まれるセミナーや講座は、時間管理が大変そうだなと感じます。

お料理教室など「何かを作る」講座の場合

こちらについては、メンバーの方で「料理教室」を主催されている方の意見が参考になります。

作業はみなさんで分担しますが、時間がかかるものは慣れている方に振り、簡単なものを初めてorゆっくりな方にこちらから振ります。

全体の進み具合を見ながら、調整しています。

初心者コースや男性は、来て、やってもらわないと全く時間がよめません。

なので、このレッスンの時は、後ろにレッスンや予定を入れず、時間をかけて、じっくり教える気持ちでいます。

早い方ばかりで、予定より早くなった場合は、

・残った材料で、もう一品つくってみる
・ランチのおしゃべりの後に、アンケートを取る

などをします。

調理で遅くなったことはあまりありません。

ただ、おしゃべりに花が咲き遅くなりそう+後ろにレッスンがあって終わらなければならない場合は、皆さんに早い段階でお伝えします。

「今日は、15時からもレッスンなので、ちょっとスピード上げましょう!^^」

そうすると時間を意識して、ダラダラを避けることができました。

パン

他にも、こんな意見もありました。

私の教室は、製作するのがメインですので、

■参加者が少ないと所要時間は短くなる
■参加者の習熟度が想定より高いと所要時間は短くなる

ということが起こります。

満席で、半数は平均よりゆっくり取り組む方、という想定で講座を構成しており、大体予定の10分前に終わるようにしています。

講座の構成の中でチェックポイントをいくつか決め、そこまでの進行を時計で確認しながら進めます。

あまりに早く進んでいたら、受講者のかたの経験や他の教室の様子など雑談したり、豆知識を披露したりしています。

遅れがちでも、作業を手伝ったり、進みの早い方は先に説明を終わらせて遅い方に時間を配分したりして、時間ぴったりには必ず終わるようにしています。

また、遅刻してくる人がいると当然ペースが狂いますので、遅刻の場合の対応については、申し込み時の注意書きと講座の詳細案内にて確認しています。

ということでした。

 
さて、いかがでしょうか?

これらの体験談を読むと、まだまだ工夫できることはたくさんありそうですね。

ぜひ1つでも参考に、きっちりした運営管理を心がけてください。
 
 
プロは、どんなハプニングがあってもセミナーや講座を、終了時間ぴったりに終えるもの。

大切なのは、お客様に流されず自分のペースを守ること。

参加者を不快にさせない、迷わせないように「終了時間」を告げて、きっちり締めましょう。
 
 
びしっと時間通り終わると、主催側も気持ちがいいですし、参加者にとってもプロらしく見えます。

セミナーの内容も大事ですが、時間管理や運営も上手になりたいものですね。

【関連記事】セミナーや講座などで受講生の遅刻や時間の延長が気になる時は

 
 
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