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スケジュールは逆算で立てる

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いつも仕事の完成が締切ギリギリ…
という方は、スケジュールの立て方がマズいのかもしれません。

【がけっぷち秘書 こばちん が書いています】

最初にやるのはスタート時期を決めること

納期に余裕があるお仕事だったはずなのに、なぜかいつも締切間際に焦って完成させることになる。

計画を立てるのが苦手なのよねぇ…という話といえばそうなんですけど、もうちょっと突っ込んで考えてみましょうよ、というのが今回のお話です。

私が思うに、いつもギリギリになってしまう人は、早い話が取り掛かりが遅い。

つまり、仕事のスタート時期を適当に決めすぎ!

もしくは、いつから始めるかそもそも決めない。
気の向くままにやり始めるのがマズいのです。

 

 

「やれる」の7割で予定を組む

いつからその仕事に取り掛かるべきなのかは、締切から逆算して決めるもの。

たとえば、セミナーのテキストを開催日までに準備するなら、予備日も入れながら余裕を持ってスケジュールを組みます。

例)

【当日】セミナー開催日

↑ 【1日前】予備日

↑ 【2日前】テキスト見直し・印刷・製本

↑ 【3日前】テキスト完成

↑ 【1週間前】テキスト半分完成

↑ 【2週間前】テキスト作成スタート

↑ 【3週間前】資料集め・構想を練る

セミナー開催日から逆算すれば、いつから準備を進めなくてはならないかがはっきりしてきます。

各工程にどのくらいかかるのかは、個人のスピードや内容次第。
肝心なのは、このくらいできるかな、という自身の見積の甘さをちゃんと認識することです。

目安は7割。このくらいはできるよね、と自信を持って言える量の7割程度が自分が実際にこなせる量だと認識するくらいでちょうどいいと思ってください。

また、外部の方に一部を依頼する場合は、そのスケジュールも同じように余裕を持って考慮しましょう。

 

スケジュール管理ツールに助けてもらう

本の執筆など、外部の方も関わり、かつ長期間に渡るスケジュールの管理が必要な場合、複数の人と組んで仕事を進めていく場合はデバイスを選ばず使えるスケジュール管理ツールを活用するのがおススメです。

Jooto
かんばん方式でプロジェクト管理

Todoist
シンプルな見た目が使いやすい

Wunderlist
ToDoリストの管理に

ToDous
スタンプ機能があってゆるく楽しめる

ほかにもオンライン上で管理できる便利なツールがたくさん。
いろいろ試して自分が使いやすいものを選んでいきましょう。
 
 
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