講師・コンサルタント・個人事業主の「時間活用のコツ」
青山 華子
フリーランス、個人事業主、社長は「時間こそ命」。少しでも時間を有効に使うためにできることについて書いてみました。
※ソーシャルメディアで集客したい小さな会社の経営者、個人事業主の方へ。自分の価値を高め、人が集まり続けるヒントを書いている青山華子のメルマガのバックナンバーです。
こんにちは。青山華子です。
このところ、立て続けにいろんなことをよく質問されるので今日は、その中から「時間活用のコツ」についてお届けします。
【質問内容】
打ち合わせをしたいってよく言われるんですが、だらだらと打ち合わせが長引いて、結局、具体的には
何も決まらないってことがよくあります。どうしたらもっと効率的に時間を使えますか？
先日、こんな質問をいただきました。
あたりまえですが、フリーランス・起業家は、毎月決まったお給料が貰えるわけではありません。
たとえ無名の人でも、有名な人と同じだけ持っている資産が「時間」なんです。
この時間をどれだけ有効に使えるかで売り上げや収益が決まってきます。
私自身も独立したばかりの頃は、往復２時間くらいかけて全く仕事につながらない打ち合わせに週２回も通ってしまい、なんだかソンをしたような気持ちになったことがあります。
打ち合わせは、楽しく充実していたので、仕事をしているような気になってしまったのですが、あれだけいろいろ動いたのに、気がついたら売上げには何にも反映さえていないゾ！あれれ・・！？ということがありました。
会社員なら交通費は経費で出ますが、私たちは、交通費だって「自腹」。
そこで飲むコーヒー代だって自分で払わなくてはいけない。（相手が払ってくれる場合もありますが・・）
「時間とお金」という「コスト」がしっかりかかっているんです。
ですから、私たちは、時間を効率的に使う方法を、いつも意識する必要があるでしょう。無駄な動きはできるだけ減らすべきです。
時間は、もっと有益なこと、楽しいこと、やりたいことに使いたいものですね。
私がいつもやっている「時間活用のコツ」をいくつかご紹介します。
無駄な打ち合わせをしないためのヒント
1・打ち合わせをする前に「目的」と「小さなゴール」を確認する習慣をつける
・その打ち合わせは、仕事につながりますか？
既に「お仕事をいただいている」件での打ち合わせや、「お仕事を発注すること」を目的とした打ち合わせならいいのですが、相手によっては「単に話を聞きたかっただけ」「なんとなく」で打ち合わせをしようと言ってくる場合もあります。
「いつかやるかもしれない」仕事のために、ちょっと話を聞きたい、という前提での打ち合わせも意外と多いものです。
その場合は、断るか、時間を短めに切り上げるなどの工夫をしましょう。きちんと目的を確認しておくと、判断に迷いません。
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打ち合わせばかりでなかなか仕事が来ないとき
２・打ち合わせの場所、日時は、相手任せにしない。
できれば、打ち合わせの場所は相手との中間地点がいいでしょう。一番いいのは、あなたの会社や自宅のそばの場所です。
ただし、これは相手との力関係によるので、ケースバイケースになりますが、できるだけ近くで打ち合わせると自分の中で 方針を持っておくことをオススメします。
次に、日時ですが、「いつがいいですか？」と聞かれたら「いつでもいいです」とは言わないこと。
外出予定は、できるだけ「行く日」を固めましょう。
ばらばらと虫食い状態のスケジュールにならないように、あなたが都合のいい日時の中から３つくらいを相手にお伝えし、
選んでもらうようにします。
私の場合「外出期」と「引きこもり期」を事前にだいたい決めておき、アポイントや打ち合わせにどんどん出かける週と社内で、制作やお客様フォローをする日を分けています。
この方が時間も細切れになりませんし、集中力も高まります。
午前と午後など、時間帯で分けるとか、「水曜日はノーアポイントデー」にするなど、自分なりのルールを決めるといいですね。
３・準備をしっかりしてから出かける
はじめて会う相手なら、相手の情報収集をして、重要なことを頭に入れておきます。
「打ち合わせで確認すること」をあらかじめメモして出かけると聞き逃しがなくなり、確認不足を防げます。
私が良くやるのは「明日の打ち合わせですが、○○と△について確認するということで、よろしいですか？」とメールで確認をして方向性をすりあわせておきます。
打ち合わせに必要な資料があれば、あらかじめ印刷したり、ノートＰＣやパッドなどに仕込んでおきます。
ちゃんと準備をしておくと、打ち合わせがスムーズに進み、結果として時間短縮になります。
他にも、いくつもの「コツ」があるのですが、まずはここまでを
しっかり習慣化しておくといいでしょう。
細かいテクニックは、順にメルマガやブログなどでお伝えしていきますね。
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