コンサルタント、講師のスケジュール管理のコツ
青山 華子
コンサルタント、カウンセラー、講師など、基本的に一人で仕事をこなす方にとって「いかに時間を有効に使うか」は重要課題です。
先日、お会いした方から、スケジュール管理のコツを教えて欲しいと相談されました。
気がつくと、いつもスケジュールを虫食い状態。移動が多くて落ち着いて仕事に集中できないのだそうです。
今日は、忙しい人のスケジュール管理について書いていきます。
アポイントはできるだけ固めて取るようにしよう
誰かと会う予定を入れる時、相手の都合にいつも合わせていませんか？
アポイントは空いている日ならいつでもＯＫとしてしまうと、スケジュールが虫食い状態になってしまい、移動の手間や時間のロスができてしまいます。
理想的なのは、「制作日（ひきこもり日）」「人に会う日」「コンサルティングの日」「お休みの日」等を先にスケジュールにいれてしまうことです。
まるまる一日が無理なら、半日単位で予定を立てます。
そうしておいて、いくつか候補の日時をお客様にご案内し、その中からお会いする日を選んでもらいます。
例）
・７月８日（火）１０－１２時、１３－１５時、１６－１８時で、都合のいい日はありますか？など。
できれば、人に会う予定は、ある程度同じ日にまとめ同じ場所で待機し、予定を固めてしまいましょう。それが無理なら、移動しやすい場所を考えて提案します。
同じ駅に寄ったついでに、近所で買い物をする、別のお客様にご挨拶に伺う、などと一緒にすませられる用事を済ませてしまうのも手です。
忙しい人の時間活用については、こちらの本も参考になります。
ちなみに、私は曜日単位で「やること」を決めています。
月曜日は、制作日、火曜日は研修・セミナーの日、水曜日はコンサルティングの日、木曜日はアポイントの日、など。するとやることにロスがなくなりひとつのことに集中できるので、なかなか気に入っています。
また「やらないことリスト」を作り、無駄な予定を入れないように工夫もしています。
時間管理、スケジュール管理は、私たち講師やコンサルタントにとって永遠の課題。
ぜひあなたなりのコツを見つけて習慣化してくださいね。
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