セミナー会場の選び方とチェックポイント

2015年7月16日 2021年4月27日青山華子

青山華子

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セミナーや講座をする上で大切な要素のひとつが「会場」。会場選びはとても大切です。開催場所によって集客にも影響してきます。できるだけ駅から近く、トイレや会場が清潔で目的に合ったところを選びましょう。

会場選びのチェックポイント

１、アクセス
なるべく交通の便の良いところで、迷わないで来られる所を選びます。主要駅の近くか、地方からの参加者が多くなりそうな場合は、東京駅や品川駅近辺が便利でしょう。駅から徒歩１０分以内が望ましいです。

２、収容人数
定員の人数に合わせて会場を選びます。ただし、セミナーの集客状況によって参加人数は若干、減ったり増えたりします。講師のための席や、受付、スタッフの席なども考慮しぎりぎりの収容人数ではなく、少し人数に余裕のある会場を選ぶといいでしょう。

セミナールームはだいたい３人掛けの机のところが多いので、２人掛けでゆったりと座ってもらいたい場合、かなり余裕を持って席を準備する必要があります。私の場合、３０名のセミナーでしたら５０人くらいの収容人数の会場を選ぶことが多いです。こうすると参加者が多少増えても臨機応変に対応することができます。予算と相談しながら決めましょう。

【ご注意】
「シアター形式」と「スクール形式」という机と椅子のレイアウトがある会場があり、シアター形式の場合、○○名、スクール形式の場合、○○名と形式によって収容人数が異なります。シアター形式は机が無く、スクール形式は椅子と机があるレイアウト。机と椅子の数もしっかり確認することを忘れずに。

３、備品（プロジェクター、ホワイトボード、マイクなど）
会場によっては、必要な備品がないこともありますし、有料で貸し出しているところも多いので、きちんと確認しましょう。プロジェクターは、案外、高いことが多いので、ご注意を。その他にも、演台、スクリーン、ＣＤやＤＶＤ、ハンガーラック、ポインタや差し棒など様々な備品を貸し出しているところも。ホームページなどでしっかりと確認しましょう。

４、価格、支払い方法
予算に合った価格かどうかを確認しましょう。備品が有料で思ったより高くつくこともあるので要注意。「準備をしている時間も料金に含まれる」ので、それも考えた上で予約する時間を決めること。また、会場費は前払いのところが多いです。いつからキャンセル料が発生するのかもしっかりチェックしましょう。

５、インターネット環境
最近では、インターネットを使った講義も増えています。インターネット環境がどのように利用できるか確認します。LANケーブルで接続するのか、無線LANが使えるのかどうか。有料か無料か、コンセントの数も確認が必要です。スマートフォンや携帯電話の電波が入るかどうかも確認しておきましょう。

６、内装やレイアウト、設備など
できるだけ清潔感があり、トイレもきれいなところを選びましょう。大人数の場合、外に受け付けスペースがあるのか、看板はどこに出ているのか、駐車場の有無なども確認します。飲み物の販売機、コピー機などもあるといいでしょう。

セミナー風景の写真を撮りたい場合、できるだけ会場内が明るく、壁が清潔で天井が高めの部屋を選ぶと印象がよくなります。

７、その他
スタッフの対応が感じがいいか。休日に無人対応になっていないか、出入口が変更になっていないかなどを確認してください。

参加者が数人以下の少人数の開催なら、一般の会議室ではなく、 カフェミヤマ などの会議室ルームを借りるという手もありますし、 きゅりあん などの公共施設を借りると、リーズナブルな価格で借りることができます。