セミナーやイベントのキャンセルを少しでも少なくする方法

2015年7月16日 2021年4月22日青山華子

青山華子

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セミナーやイベントの直前のキャンセルに悩む講師、主催者は多いもの。
キャンセルを完全に「ゼロ」にすることはできなくても、出席率を高める方法はあるのでしょうか。

過日、こんなご相談をいただきました。

語学の講座を開いているのですが、当日の欠席、予約のキャンセルが多く悩んでいます。ひどい時になるとドタキャンで何の連絡もないとか、平気で他の人のイベントなどに出ていたり・・・。

欠席したので返金してくださいと言われることもあります。
キャンセルを減らすいい方法はありませんか？

＝＝＝語学スクール経営・Mさんより

受講生の欠席やキャンセル問題に悩んでいるスクールや教室の運営者、講師は多いです。

何故、受講生はキャンセルするのか？
これは細かくわけていくと以下のような原因が考えられます。

受講生がセミナーをキャンセルをする理由

１、突然の用事や体調不良など不慮のトラブルがあった

２、もともと残業が多いなど仕事が忙しい、突然の残業が発生した

３、そもそも、あんまり学ぶ意欲がない

４、クラスに魅力をそんなに感じていない

５、マンネリ、飽きが来ている

６、クラス内に休んでもいいようなだらけた雰囲気が漂っている

７、休んでも特に「惜しい」と感じない

８、日時を勘違いしていた、忘れていた

９、宿題や課題などをやっていないのが苦痛

１０、講師が知らない受講生同士のトラブルなどがあった

１１、講師がなめられている・受講生のモラル不足

１２、講座よりもっと楽しいことが発生した

１３、その他

他にもいろいろ原因が考えられると思いますが、今までの経験から、だいたい上記のような理由で、欠席やキャンセルする方が多かったです。

これを１つずつ改善していくことで、「ゼロ」にはなりませんが、キャンセル率を低くすることは可能です。

まず「突然の体調不良」や残業発生などは仕方がありません。

特に、インフルエンザがはやる時期や、年度末などで残業が不意に発生してしまう時期などは、ある程度、欠席者は出るものと割り切って予測をしておく方がいいです。

よくあるキャンセル理由

「日時を勘違いしていた」
突然の欠席、キャンセルの中で一番多い理由は、実はこれです。

えっ？そんなこと？と思いますか？でも、スケジュール帳に予定を書きうつす時にうっかり間違えたり、まだ先だと思って忘れてしまったり、曜日を勘違いしたりと思い違いをしている方ってよくいらっしゃるんです。

これを防ぐには、事前連絡（リマインド）を徹底することです。

私の場合、セミナー参加者には、事前案内メールを、開催一週間前、２日前、前日と出しています。

ブログやフェイスブックににも「明日（本日）はいよいよセミナーを１０時から開催します。お間違えなく来てくださいね」という記事を必ず載せています。たとえば、こんな風に。

これを毎回、定期的にやることで、格段にドタキャンは減りますし、キャンセルする方も、きちんと連絡してくださるようになります。

また「キャンセルポリシー」もしっかり決めて、いつからキャンセル料がかかるのかを明記してお伝えしておくことも必要です。キャンセルポリシーの例はこちらから。

改善できるものは変えてみる

上記の１－１３の状態になっている時、改善できるのは、３、そもそも、あんまり学ぶ意欲がない　４、クラスに魅力をそんなに感じていない　５、マンネリ、飽きが来ている　６、クラス内に休んでもいいようなだらけた雰囲気が漂っている　７、休んでも特に「惜しい」と感じない　８、日時を勘違いしていた　９、宿題や課題などをやっていないのが苦痛　１１、講師がなめられている・受講生のモラル不足の項目です。

セミナーを面白くする工夫するのは、もちろんのこと、

●休んだらもったいない
●どうしても行きたい
●すごく楽しかった

と思ってもらうような内容にするのが一番です。