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セミナーや講座などで受講生の遅刻や時間の延長が気になる時は

セミナーや講座などで受講生の遅刻や時間の延長が気になる時は
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セミナー、研修、講座やレッスンなどは時間厳守がルール。ですが、どうしても遅刻する方が出てきますね。できるだけセミナーや講座に遅刻しないようにしてもらうために、どうしたらいいのでしょうか。

過日、アドバイザーのCさんからこんな質問をいただきました。

(質問)
私は20人くらいのセミナーやイベントを時々やるのですが、遅刻してくる人がいて、必ず定時に始まりません。終了後も、だらだらと会場内に受講生が残ってしまい、時間をかなりオーバーしてしまいます。もう少し時間管理をしっかりやるには、どうしたらいいのでしょうか?

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どうしてもいらっしゃいますね。遅刻する方。

私の場合、遅刻してくる人がいても、時間通りにセミナーやイベントを始めてしまいます。そうしないと、時間通りいらしている人に失礼になっちゃいますから。

どんなイベントでも最初はアイスブレイクから始まるので、本格的な内容に入るのは開始15分ぐらいから。だいたいその頃までには遅刻してくる人も到着することが多いです。

遅刻者が増えないようにする方法

これは事前の案内が決め手です。たとえば、私の場合、こんなふうに案内しています。

・当日は参加者が多く受付が混み合うため、時間より15分くらい早めの9:45までには会場にお越しください。

・セミナーは、時間ぴったりに開始します。はじめのほうに重要なことをお伝えしますので、損をしないように遅刻をしないでいらしてくださいね。

具体的に到着して欲しい時間をお知らせする
遅刻したら損だ!と思ってもらうようにする

また、よくメールなどを読んでいない方もいらっしゃるので事前にリマインドメールを送ることも大事ですね。遅刻される方は、メールでお知らせくださいと明記すると、どうしても遅れて参加せざるを得ない方は連絡をしてくださることが多いです。

時間を延長せず、予定時間ぴったりに終える方法

当日のタイムスケジュールをしっかりと作り、セミナーやイベントの5分前には終わるようにします。少し余裕をもって進行するスケジュールにすることがポイント。終了間際に質問などをされても、会場が時間通りに締まりますので、会議室の外でお受けしますねとさえぎってしまってください。

セミナーやイベントが終わったら、講師やゲストの方にはいち早く会場の外へ出てもらいます。

実はこれが決め手です。

これをすると、いつまでも会場内にダラダラと留まってしまうことを防ぐ効果があるんです。もしあなたが参加者で講師目当てだとしたら、講師が1人になるんですからチャンスだ!と思って一緒についていきますよね(笑)

すると他の参加者もつられるように会場の外に出るので、定刻通り会場を締めることができます。

さらに一番大事なことは、誰がダラダラしていようとも自分がしっかり仕切って、絶対に定刻通りに終わらせる!という強い意志と姿勢です。

結局、時間が押しちゃって・・・・という方のほとんどが「ご盛況のところ残念ですが、時間ですのでこれで終了します」ときっぱり言えないことにあるんです。ここは強い意志でしっかりコントロールしましょう。

お店でイベントをやる場合は?

この場合も考えは同じです。終わったらすぐ外に出ることが難しいなら、お店の出口付近に立ってお客様を誘導してください。とにかく「主催者、ゲストがお店の外に出る」のがポイントです。

これは、芸能人のイベントでもやっている方法なのでかなり有効です。

他にも、以下のことを意識すると良いです。

  1. セミナーの質問などはFacebookグループやメールであとで受け付ける
  2. セミナー後、質問をするための懇親会を用意しておく
  3. 定刻5分すぎたらアラームを鳴らすようにしておき「終了」をわかってもらう

人数が多いセミナーやイベントなら、終了後に「交流タイム」を30分〜1時間程度設けておくのもオススメです。

大切なのは、お客様に流されず自分のペースを守ること。

参加者を不快にさせない。迷わせないように「終了時間」を告げて、きっちり締めましょう。びしっと時間通り終わると、主催側も気持ちがいいですし、参加者にとってもプロらしく見えます。

終わりよければすべて良し。セミナーの内容も大事ですが、時間管理や運営も上手になりたいものですね。

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